Privacyverklaring

Privacyverklaring Physical Studio

Artikel 1. Inleiding

Dit is de privacyverklaring van Physical Studio. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u een e-mail aan ons verzendt. Wij leggen u duidelijk uit hoe wij uw gegevens opslaan, hoelang deze bewaard blijven en wat precies het doel van de gegevensverwerking is. Daarnaast geven wij u duidelijk inzicht in hoe u gebruik kunt maken van uw rechten met betrekking tot gegevensverwerking.

Wat doet Physical Studio precies? Physical Studio is een bedrijf met gecombineerde werkvormen: een paramedische fysiotherapiepraktijk, massagepraktijk en personal training, met een fitnessgelegenheid voor small group training. Daarnaast verkoopt Physical Studio producten gericht op gezondheid en welzijn.

Omdat wij in verschillende situaties persoonsgegevens verwerken (of laten verwerken), hebben wij gekozen voor een uitgebreide privacyverklaring. Het is belangrijk dat u weet wat er met uw persoonsgegevens gebeurt en hoe u uw wensen met betrekking tot de omgang met persoonsgegevens aan ons kunt laten weten.

Physical Studio neemt uw privacy serieus en zal persoonlijke informatie op een veilige manier gebruiken en verwerken. Alle artikelen in deze privacyverklaring zijn in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze Europese privacywetgeving is sinds 25 mei 2018 van toepassing in Nederland.

Heeft u twijfels of vragen over de verwerking van gegevens door Physical Studio? Neem dan gerust contact op via de onderstaande gegevens.

info@physicalstudio.com | +31 20 782 82 82 Nieuwe Looiersstraat 33H | 1017 VA | Amsterdam KvK nr. 82265321 | Btw nr. NL862401719B01

Artikel 2. Categorieën persoonsgegevens

Om onze bezoekers, klanten en partners zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen, is het voor ons noodzakelijk om bepaalde gegevens te verzamelen en te verwerken, waaronder persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. De persoonsgegevens die wij (over het algemeen) verwerken zijn:

• Voor- en achternaam;
• Adres;
• Woonplaats;
• Telefoonnummer;
• (Persoonlijk) e-mailadres (let op: op grond van de AVG kan het zijn dat bepaalde bedrijfs-e-mailadressen worden aangemerkt als persoonlijk e-mailadres, bijvoorbeeld janssen@bedrijf.nl);
• Bankrekeningnummer;
• Geslacht;
• Lengte;
• BMI;
• Gewicht;
• Legitimatiegegevens;
• Gegevens zorgverzekering;
• Gegevens van belang voor de behandeling van fysiotherapie of massage;
• Gegevens huisarts;
• Verwijzing arts of specialist;
• Burgerservicenummer (BSN), uitsluitend in het kader van zorgverlening (zie artikel 3).

Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden verstrekt, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze worden opgegeven voor verwerking door Physical Studio.

Artikel 3. Grondslag en doelen voor gegevensverwerking

Op grond van de AVG zijn wij verplicht een rechtmatige grondslag te hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG), bijvoorbeeld voor het versturen van de nieuwsbrief;
• Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG), bijvoorbeeld voor het leveren van onze diensten en producten;
• Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG), bijvoorbeeld voor de boekhouding en, bij fysiotherapie, de wettelijke dossierplicht op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO);
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), bijvoorbeeld voor het onderhouden van de klantrelatie.

Voor zover wij gezondheidsgegevens verwerken (bijzondere persoonsgegevens), gebeurt dit op grond van artikel 9 lid 2 sub h AVG (verwerking noodzakelijk voor de verlening van gezondheidszorg door een zorgverlener met beroepsgeheim) en, waar van toepassing, uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG). Het BSN verwerken wij uitsluitend voor zover dit wettelijk is toegestaan en verplicht in het kader van zorgverlening en declaratie, op grond van de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg.

Artikel 13 lid 1 sub c AVG schrijft ons voor om duidelijk aan te geven voor welke verwerkingsdoeleinden de persoonsgegevens bestemd zijn. Hieronder volgt daarom een overzicht van de verschillende verwerkingsdoeleinden.

3.1 Contact opnemen Indien u op enige wijze contact hebt opgenomen met Physical Studio, worden de door u opgegeven gegevens bewaard en gebruikt voor het verloop van verder contact. Denk hierbij aan naam, e-mailadres en telefoonnummer.

3.2 Nieuwsbrief Voor het verzenden van de nieuwsbrief van Physical Studio wordt in ieder geval uw e-mailadres verwerkt. Mogelijk worden ook andere gegevens, zoals uw naam, verwerkt. U kunt zich te allen tijde afmelden via de afmeldlink in de nieuwsbrief.

3.3 CRM-systeem Physical Studio maakt gebruik van een CRM-klantsysteem om de klantrelatie te onderhouden. Hiervoor worden gegevens bewaard zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer. In enkele gevallen verwerken wij gegevens in het kader van tevredenheidsonderzoeken (naam, e-mailadres).

3.4 Enquêtes Om informatie te verzamelen over de tevredenheid van de klanten van Physical Studio, kan Physical Studio een periodiek tevredenheidsonderzoek afnemen. Het tevredenheidsonderzoek wordt per e-mail naar u verstuurd. U bent in geen geval verplicht deel te nemen aan dit onderzoek.

3.5 Boekhouding Physical Studio is wettelijk verplicht om een gedegen boekhouding te voeren. Hiervoor worden de gegevens bewaard die redelijkerwijs op offertes of facturen aanwezig zijn, zoals naam en indien nodig bankgegevens.

3.6 Facturatie en declaratie Voor het versturen van facturen worden bepaalde gegevens verwerkt, waaronder NAW-gegevens en het factuuradres. Het BSN wordt uitsluitend gebruikt bij de declaratie van fysiotherapiebehandelingen bij uw zorgverzekeraar, voor zover dit wettelijk is voorgeschreven. Het BSN wordt niet vermeld op facturen voor overige diensten of producten.

3.7 De overeenkomst Wanneer een overeenkomst wordt gesloten, heeft Physical Studio bepaalde gegevens nodig. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk om de overeenkomst naar behoren uit te voeren. Denk hierbij aan voor- en achternaam, adresgegevens en, bij behandelingen, gezondheidsgegevens.

3.8 Communicatie tussen zorgverleners Om de zorg te kunnen bieden die u van Physical Studio mag verwachten, is het in sommige situaties van belang om te communiceren met vorige of huidige zorgverleners, zoals uw huisarts of verwijzend specialist. Gegevens die hierbij worden verwerkt zijn bijvoorbeeld gegevens over de zorgverzekering en de huisarts. Deze gegevens worden alleen met andere zorgverleners gedeeld met uw uitdrukkelijke toestemming, omdat het hier om bijzondere persoonsgegevens gaat.

3.9 Opbouw van een medisch dossier Indien u bij de fysiotherapeut onder behandeling staat, is Physical Studio op grond van de WGBO wettelijk verplicht een medisch dossier bij te houden. Hierin staan gegevens over bijvoorbeeld de behandeling en uw klachten, zoals voor- en achternaam, gegevens met betrekking tot de behandeling en medische gegevens zoals huisarts, zorgverzekering en een eventuele verwijzing. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk het dossier op te bouwen en bij te houden en kan de behandeling niet plaatsvinden.

3.10 Cookies, geplaatst via https://physicalstudio.com/ Om gebruik te maken van de website en om de website goed te laten functioneren worden er een aantal gegevens bewaard. Denk hierbij aan IP-adres, locatiegegevens en statistische en geaggregeerde gegevens over surfgedrag en websitebezoek (scroll- en klikgedrag). Met betrekking tot cookies conformeren wij ons aan zowel de AVG als de Nederlandse cookiewetgeving (artikel 11.7a Telecommunicatiewet). Uitgebreidere informatie over cookies vindt u in een apart document: onze cookieverklaring.

Artikel 4. Periode van opslag

Hierboven hebben wij aangegeven voor welke verwerkingsdoeleinden wij uw persoonsgegevens gebruiken. Volgens artikel 13 lid 2 sub a AVG geven wij hieronder aan wat de opslagperiode van de persoonsgegevens is.

4.1 Contact opnemen Indien het contact niet leidt tot het verrichten van een dienst of werkzaamheden, worden de door u opgegeven gegevens voor een termijn van maximaal twee (2) jaar bewaard.

4.2 Nieuwsbrief Wij bewaren de gegevens totdat u zich uitschrijft voor de nieuwsbrief. Na uitschrijving worden de gegevens verwijderd.

4.3 CRM-systeem Voor dit doel blijven gegevens vijf (5) jaar na het eindigen van de klantrelatie bewaard, tenzij een langere termijn nodig is in verband met een juridische procedure. De termijn van vijf (5) jaar houdt ook verband met de mogelijkheid dat een relatie opnieuw klant wordt bij Physical Studio.

4.4 Enquêtes De gegevens uit tevredenheidsonderzoeken worden voor vijf (5) jaar bewaard.

4.5 Boekhouding en facturatie Voor het voeren van een gedegen boekhouding zijn wij wettelijk verplicht persoonsgegevens die verbonden zijn aan de financiële administratie te bewaren voor een termijn van zeven (7) jaar (fiscale bewaarplicht). Dit tenzij een langere opslagperiode nodig is in verband met wettelijke verplichtingen, verjaringstermijnen en/of een te verwachten juridisch geschil.

4.6 De overeenkomst Alle gegevens met betrekking tot een overeenkomst worden in ieder geval bewaard gedurende de periode dat de overeenkomst actief is. Na afloop of voltooiing van de overeenkomst worden gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen zeven (7) jaar bewaard; overige klantgegevens worden maximaal drie (3) jaar na het einde van de overeenkomst bewaard.

4.7 Medisch dossier De wettelijke bewaartermijn van een medisch dossier is twintig (20) jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit (artikel 7:454 Burgerlijk Wetboek). Na afloop van de bewaartermijn wordt het dossier vernietigd. U heeft daarnaast het recht om eerdere vernietiging van (delen van) uw dossier te verzoeken, behoudens de wettelijke uitzonderingen.

4.8 Cookies, geplaatst via https://physicalstudio.com/ Alle informatie met betrekking tot cookies en de bijbehorende bewaartermijnen wordt toegelicht in onze cookieverklaring.

Artikel 5. Ontvangers van persoonsgegevens

Physical Studio deelt persoonsgegevens met derde partijen; dit gebeurt enkel wanneer dit strikt noodzakelijk is. In alle gevallen zal Physical Studio zich als verwerkingsverantwoordelijke conformeren aan de AVG, in het bijzonder artikel 28 en verder AVG. Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Om de beste service te garanderen, werkt Physical Studio samen met bepaalde externe partijen. Hieronder vindt u een overzicht van externe partijen die persoonsgegevens van u kunnen ontvangen:

5.1 Boekhouder Voor het voeren van een gedegen boekhouding kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan onze boekhouder. Dit betreft strikt noodzakelijke gegevens, die tevens vermeld staan op facturen.

5.2 Belastingdienst en overheidsinstanties Om te voldoen aan onze belastingplicht en/of enig ander wettelijk voorschrift delen wij de benodigde persoonsgegevens met de Belastingdienst en andere overheidsinstanties, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

5.3 Vecozo Vecozo is het landelijke communicatiepunt voor de zorg. Zij bieden een veilige en kwalitatief hoogwaardige digitale omgeving waarin ketenpartijen administratieve gegevens kunnen uitwisselen, onder meer voor de declaratie bij zorgverzekeraars.

5.4 Flux Physical Studio gebruikt Flux voor agendabeheer, dossiervoering en declaratie. Patiëntgegevens worden in dit systeem opgeslagen. Alleen de gegevens met betrekking tot de fysiotherapiebehandelingen worden in dit systeem opgeslagen.

5.5 PREM Met de PREM-vragenlijst voeren wij continu een patiënttevredenheidsonderzoek uit. PREM staat voor Patient Reported Experience Measurement en is de landelijke standaard om patiëntervaringen te meten. De resultaten gebruiken wij om de patiëntenzorg en de service te verbeteren.

5.6 Ingeleend personeel Om extra specialisten van buitenaf in te kunnen zetten, is het mogelijk dat persoonsgegevens worden verwerkt door deze derde partij. De ingeleende specialisten dienen zich te houden aan de geheimhoudingsplicht.

5.7 Zorgverzekeraar Als u bij ons onder behandeling bent en de behandeling wordt door uw zorgverzekeraar vergoed, wisselen wij de daarvoor benodigde informatie uit met uw zorgverzekeraar.

5.8 Bsport Physical Studio gebruikt Bsport als CRM-systeem en om de verschillende prijzen per abonnement of sessie aan te kunnen geven. Bsport verzamelt alleen de noodzakelijke gegevens; dit zullen nooit bijzondere persoonsgegevens zijn.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is.

Artikel 6. Beveiliging

Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de daartoe bevoegde medewerkers van Physical Studio. Deze persoonsgegevens zijn beveiligd met een wachtwoord.

De apparaten waarop uw gegevens zijn opgeslagen, zijn vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan en/of gezichtsherkenning. Hierbij gaat het om de noodzakelijke apparaten, zoals computers, laptops en mobiele telefoons.

Voor de website en digitaal toegezonden gegevens maakt Physical Studio gebruik van firewalls, virusscanners en een periodieke back-up. Bij de back-up worden geen gegevens meegenomen waarvan de bewaartermijn is verlopen. Wachtwoorden voor systemen worden periodiek gewijzigd en e-mails worden periodiek opgeschoond.

Uw bezoek aan de website van Physical Studio is beveiligd met een https-verbinding en een SSL-certificaat. Dit betekent dat uw verbinding met Physical Studio versleuteld is en uw persoonsgegevens tijdens het websitebezoek veilig blijven. U herkent dit aan 'https' en het hangslotje in de adresbalk.

Artikel 7. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Hieronder worden de rechten weergegeven waarvan u gebruik kunt maken met betrekking tot uw persoonsgegevens.

a. Recht op inzage (artikel 15 AVG) U heeft altijd het recht om de door Physical Studio verwerkte en opgeslagen gegevens in te zien. Om gebruik te maken van dit recht kunt u een e-mail met uw verzoek sturen aan info@physicalstudio.com.

b. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG) Indien de door Physical Studio bewaarde gegevens onjuist blijken, heeft u het recht om deze gegevens te laten rectificeren. Physical Studio zal dan de onjuiste gegevens vervangen door de juiste gegevens.

c. Recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG) U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan Physical Studio heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, en om deze gegevens te laten overdragen aan een andere organisatie naar uw keuze, voor zover de verwerking berust op uw toestemming of op de overeenkomst.

d. Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG) In bepaalde gevallen kunt u Physical Studio verzoeken om gegevens te verwijderen (het recht op vergetelheid). Physical Studio dient uw gegevens te verwijderen in onder meer de volgende situaties:

• Indien de door Physical Studio verwerkte gegevens niet meer nodig zijn voor het verwerkingsdoel;
• Indien u de toestemming voor het gebruik van de persoonsgegevens intrekt, bijvoorbeeld via de afmeldknop in de nieuwsbrief van Physical Studio;
• Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens. In geval van direct marketing heeft u altijd een absoluut recht om bezwaar aan te tekenen. In andere gevallen worden de gegevens gewist indien uw belangen zwaarder wegen dan die van Physical Studio;
• Indien Physical Studio gegevens onrechtmatig verwerkt, bijvoorbeeld wanneer er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking;
• Indien een wettelijke bewaartermijn is verstreken;
• Indien u als betrokkene jonger bent dan 16 jaar en voor de verwerking van de persoonsgegevens geen toestemming van een ouder of voogd is verleend.

Er kunnen uitzonderingen zijn op het recht op vergetelheid, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt (zoals bij het medisch dossier of de fiscale administratie). Voor meer informatie kunt u de website van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Voor het medisch dossier geldt daarnaast het vernietigingsrecht uit de WGBO.

e. Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens Indien u van mening bent dat Physical Studio niet op een juiste wijze omgaat met uw persoonsgegevens, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. De Autoriteit Persoonsgegevens zal uw klacht verder afhandelen.

f. Recht van bezwaar (artikel 21 AVG) U heeft te allen tijde het recht bezwaar aan te tekenen tegen de gegevensverwerking, zeker in het geval van direct marketing.

Verder wijzen wij u op de volgende rechten:

• Recht op beperking van (een deel van) de verwerking (artikel 18 AVG): onder voorwaarden heeft u het recht om van Physical Studio de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen. Dit houdt kort gezegd in dat Physical Studio de verwerking van de gegevens tijdelijk 'bevriest'. U kunt dit recht inroepen in vier situaties: (1) in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, (2) indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst, (3) indien Physical Studio de gegevens niet langer nodig heeft terwijl deze nog wel nodig zijn voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en (4) in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.
• Intrekking van toestemming: voor zover wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens daarna niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat Physical Studio u daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.

Gebruik maken van bovenstaande rechten? In de meeste gevallen is een e-mail naar info@physicalstudio.com voldoende om gebruik te maken van de voornoemde rechten. Indien wij twijfelen aan uw identiteit, kunnen wij aanvullende maatregelen nemen om deze vast te stellen, bijvoorbeeld door u te verzoeken een kopie van uw identiteitsbewijs aan te leveren op de wijze zoals voorgeschreven door de Rijksoverheid (met afgeschermd BSN en pasfoto). In de meeste gevallen zal een minder ingrijpende wijze van identificatie volstaan. Het gebruik maken van de genoemde rechten is kosteloos, behoudens misbruik. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Wij wijzen u erop dat de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat Physical Studio aan een bepaald verzoek geen gehoor kan geven. Wij beoordelen ieder verzoek op zijn eigen merites. Mochten wij aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan maken wij dit gemotiveerd aan u kenbaar.

Artikel 8. Plichten

Physical Studio verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend op grond van de in artikel 3 genoemde grondslagen. Uw persoonsgegevens zullen nooit worden verkocht aan derden.

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimaal benodigde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van de diensten. Wanneer u deze verplichte gegevens niet aan ons verstrekt, kan Physical Studio de diensten niet (naar behoren) aanbieden.

Indien het noodzakelijk is uw gegevens te delen met andere partijen dan de in deze privacyverklaring genoemde partijen, zal daarvoor eerst uw toestemming worden gevraagd. Wijzigingen van deze privacyverklaring maken wij altijd kenbaar via de website van Physical Studio.

Physical Studio behoudt zich het recht voor gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist is, of wanneer Physical Studio dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of juridische procedure, dan wel ter bescherming van de rechten of eigendommen van Physical Studio. Hierbij trachten wij uw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

Heeft u nog vragen over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact op via de onderstaande gegevens.

info@physicalstudio.com | +31 20 782 82 82 Nieuwe Looiersstraat 33H | 1017 VA | Amsterdam KvK nr. 82265321 | Btw nr. NL862401719B01

Laatste versie: september 2026